初夏的听雨轩,草木葱茏,绿意更深。庭院里,墨竹的菜园已是硕果累累,翠绿的黄瓜悬在架上,红艳的圣女果如宝石般点缀其间,药圃里的草药也长得郁郁葱葱。伴随着这份生机而来的,是听雨轩内部物资的日益增多。
产业丰厚的盈利,除了大部分投入再生产和上交侯府,留作听雨轩私库的银钱和物品也水涨船高。白芷掌管着独立的账目,尽心竭力,一笔笔开销、收入都记得清清楚楚。然而,问题却出在了实物的管理上。
库房原本只是存放些静姝的旧衣物、不常用的器皿以及一些份例物品,地方还算宽裕。可如今,随着静姝生活品质的提升和各项“奇思妙想”的落实,库房里的东西渐渐繁杂起来。
有林承泽和外面各处送来的各色节礼、赏赐;有静姝让达理从外面采买回来的各种稀奇古怪的原材料、工具;有青黛做女红、做手工积攒下的各式布料、丝线、填充物;有紫苏小厨房特意囤积的上等食材、调料;还有静姝自己“淘换”来的、或是“母亲遗泽”中的一些书籍、摆件……
这些东西起初只是分门别类大致堆放,白芷凭着好记性尚能应对。但东西一多,找起来就麻烦了。有时紫苏急需某种特定产地的香料,白芷和负责库房保管的一个小丫鬟要翻找半天;有时青黛想用一块特定的软缎,却记不清是收在哪个箱笼里;更别提那些零零碎碎的工具、材料,往往要用时才发现要么找不到,要么数量对不上。
这日,紫苏想为静姝尝试一道新点心,需要一种西域来的胡荽籽粉,白芷带着人在库房找了近半个时辰,才从一个角落里翻出所剩无几的一小包,险些耽误了时辰。
静姝得知后,并未责怪白芷。她知道,这不是白芷不尽心,而是管理方法需要升级了。传统的、依赖个人记忆和大致分类的库房管理方式,已经无法满足听雨轩如今高效运转的需求。
午后,静姝将白芷唤到了书房。
“白芷,近来库房事物是否觉得有些繁杂难理?”静姝开门见山地问道,语气温和。
白芷脸上露出一丝惭愧和困扰:“回小姐,是奴婢无能。东西愈发多了,虽尽力归置,但有时寻起东西来,确实……确实有些费时费力,恐耽误了小姐和各位姐姐的事。”
静姝摇摇头:“非你之过,是方法有待改进。我近日看书,想到两个或许能省些力气的法子,说与你听听。”
她让白芷铺开一张大的宣纸,自己则拿起炭笔。
“第一个法子,叫做‘画格记账’。”她一边说,一边在纸上画出横平竖直的线条,形成一个简单的表格。“你看,我们可以在纸上画出这样的格子。最上面一行,写上‘物品名称’、‘存放位置’、‘入库时间’、‘数量’、‘用途备注’。”
她指着一个个格子解释道:“比如,胡荽籽粉,我们就可在‘物品名称’下写上‘胡荽籽粉’,‘存放位置’写‘丙字号架三层左二箱’,‘数量’写‘三两’,‘备注’写‘西域来,紫苏专用’。每入库或出库一件东西,就在对应的格子里记录清楚。日后查起来,只需看这纸上的格子,便一目了然,无需再去库房漫无目的地翻找。”
白芷看着那清晰明了的表格,眼睛瞬间瞪大了!这……这法子简直太巧妙了!将所有信息规整在方寸之间,查询起来何止方便了十倍!
“第二个法子,是‘编号管理’。”静姝继续道,“我们将库房划分区域,比如按‘甲乙丙丁’编号,每个区域的架子也编号,架子的每一层、甚至每一个箱子都编上号。然后,给每一件重要的、或是需要经常取用的物品,也编上一个唯一的号码,这个号码就对应着它在‘画格记账’纸上的位置和它在库房中的具体位置。”
她怕白芷不理解,举例道:“比如,刚才说的胡荽籽粉,我们可以给它编号为‘cw-03-02-15’。‘c’代表食材类,‘w’代表调味品, ‘03’代表丙字号架,‘02’代表三层,‘15’代表左起第二个箱子里的第十五号物品。这样,只要看到这个编号,我们就能立刻知道它是什么,在哪里,有多少。”
白芷听得心潮澎湃,呼吸都急促了几分!编号!唯一对应!这简直是……是将库房变成了一个可以精准定位的宝库!再也不会出现记得有这个东西,却忘了放在哪里的窘境!
“小姐!这……这两个法子真是……真是绝了!”白芷激动得声音都有些发颤,她看着纸上那简单的线条和静姝清晰的讲解,仿佛看到了未来库房井井有条、随用随取的光明前景。“奴婢明白了!奴婢这就去办!”
静姝点点头,将画好的表格样本和编号规则草稿交给白芷:“不急,你先将库房所有物品清点一遍,按照这个思路,重新规划区域,制作新的账册。若有不明,随时来问我。”
白芷如同领了军令状,郑重地接过纸张,眼中闪烁着前所未有的光芒。
接下来的几天,听雨轩的库房进行了大刀阔斧的改造。白芷带着几个丫鬟,将所有物品清空,彻底清扫。然后按照静姝指导的“分类分区”原则,将库房划分为“布匹丝绸”、“文玩器皿”、“食材调料”、“工具材料”、“书籍字画”等几个大区,每个区域用醒目的木牌标注。
接着,她开始给每个区域、每个货架、甚至每个箱子都编写了清晰的号码。然后,便是最繁琐也最重要的一步——将所有物品重新登记入库。
她严格按照静姝教的“表格记账法”,制作了数本厚厚的、画满格子的新账册。每一件物品,都赋予其唯一的编号,然后将其名称、规格、数量、存放位置(精确到箱)、入库来源、用途备注等信息,工工整整地填写在对应的格子里。
这个过程耗时耗力,但白芷做得一丝不苟,充满热情。她仿佛一个探险家,在重新梳理和认知听雨轩的财富宝藏。
当所有工作完成,焕然一新的库房呈现在眼前时,所有人都惊呆了。
物品分类清晰,排列整齐,每个区域、每个货架都贴着对应的编号和简要说明。而那几本厚厚的表格账册,更是如同库房的“活地图”和“说明书”。
紫苏再来领取香料,白芷只需翻开“食材调料”区的账册,找到“胡荽籽粉”那一行,立刻便知道它存放在“c区-w架-03层-02箱-15号”,数量“三两半”,片刻功夫就能精准取来。
青黛需要一块特定的软缎,白芷查一下“布匹丝绸”区的账册,便能立刻告知其编号和位置,甚至还能看到备注里写的“质地柔软,适合做里衣或玩偶”的提示。
就连静姝自己想找一本特定的杂书,知书也能通过查询“书籍字画”区的账册,迅速定位。
效率,何止是倍增!
白芷看着这一切,心中对静姝的佩服简直如滔滔江水。小姐随便想出的两个法子,竟有化腐朽为神奇的力量!她管理内务多年,从未想过账目和库管还能如此清晰、高效、精准!
听雨轩的内部管理,完成了一次悄无声息却意义重大的“现代化”升级。这座独立王国,不仅在外观和舒适度上臻于完美,其内部的运行机制,也变得更加精准、高效,如同上了润滑油的精密齿轮,为静姝的“咸鱼”生活提供了最坚实、最可靠的后勤保障。静姝甚至可以随时查阅账册,对自己这个小天地的物资储备了如指掌,那份掌控感带来的安全感,让她窝在懒人沙发里时,嘴角的笑意都更深了几分。